We kennen het allemaal: een overvolle fileserver, een eindeloze structuur van mappen en submapjes, een wirwar van documenten (liefst op 10 verschillende plaatsen) en het gevoel dat het document dat je nodig hebt, nét buiten je bereik ligt. Je weet dat het er ergens moet zijn, maar waar? Het resultaat? Tijdverlies, frustratie en een gebrek aan productiviteit.

Met de nieuwste versie van FITdoc DMS was digitale transformatie nog nooit zo dichtbij. 𝗝𝗲 𝘇𝗼𝗲𝗸𝘁 𝗼𝘃𝗲𝗿 𝗮𝗹𝗹𝗲 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗲𝗻 𝗲𝗻 𝗺𝗮𝗽𝗽𝗲𝗻 𝗵𝗲𝗲𝗻. 𝗚𝗲𝘄𝗼𝗼𝗻 𝗼𝗽 𝗶𝗻𝗵𝗼𝘂𝗱, 𝘇𝗼𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗸𝗹𝗶𝗸𝗸𝗲𝗻, 𝘇𝗼𝗻𝗱𝗲𝗿 𝗳𝗿𝘂𝘀𝘁𝗿𝗮𝘁𝗶𝗲𝘀 én zonder tijdverlies. En het mooiste? Je hoeft je werking niet aan te passen. (𝘓𝘦𝘦𝘴: 𝘑𝘦 𝘬𝘯𝘪𝘱𝘵 𝘦𝘯 𝘱𝘭𝘢𝘬𝘵 𝘫𝘰𝘶𝘸 𝘥𝘰𝘤𝘶𝘮𝘦𝘯𝘵𝘦𝘯 𝘯𝘰𝘨 𝘴𝘵𝘦𝘦𝘥𝘴 𝘷𝘳𝘰𝘭𝘪𝘫𝘬 𝘪𝘯 𝘩𝘦𝘵 𝘳𝘰𝘯𝘥 𝘰𝘱 𝘫𝘰𝘶𝘸 𝘱𝘤 𝘰𝘧 𝘴𝘦𝘳𝘷𝘦𝘳)

Waarom documentbeheer vaak misloopt
 

Traditionele fileservers en verkennerstructuren hebben één groot nadeel: ze zijn statisch. Documenten worden in mappen gestopt, maar na verloop van tijd ontstaat er een chaos van mappen, submapjes en bestanden die moeilijk te navigeren zijn. Het is een natuurlijk proces dat ontstaat wanneer mensen samenwerken. Het is een organische digitale groei, bijna niet te stoppen. Het gevolg? Je besteedt meer tijd aan het zoeken naar documenten dan aan het eigenlijke werk.

Bovendien ontbreekt vaak een duidelijk versiebeheer, waardoor je nooit zeker bent of je wel de laatste versie van een document hebt. Iedereen kent ze wel, de documenten met veelklinkende namen als draft_voorstel of finalversion2. En laten we het rechtentoegang niet vergeten – wie mag wat zien en bewerken? Het is een uitdaging om dit consistent te beheren.

Wat als het moderner kon?
 

Wat als het anders kon? Moderner, minder klikken, minder zoeken. Geen grote investeringen of eindeloze integratieprocessen maar gewoon gemakkelijk. Met enkele kernwoorden tover je het juiste document tevoorschijn. Met FITdoc tillen we het tradionele we documentbeheer naar een hoger niveau: jij werkt zoals je zelf wilt en wij... Wij doen letterlijk de rest.

Wat mag je dan verwachten?

Geen eindeloos klikken meer doorheen de mappenstructuren. Met FITdoc zoek je op de inhoud van je documenten. Typ een trefwoord, en binnen enkele seconden heb je het juiste document te pakken.

Met versiebeheer heb je altijd de meest recente versie bij de hand. Vaarwel versie Voorstel_2.0. Oudere versies haal je eveneens meteen op.

Documenten toevoegen kan nog steeds op de klassieke manier, maar FITdoc gaat een stap verder. Voeg documenten rechtstreeks toe in de app, en onze AI herkent automatisch het type document. Geen gedoe meer met handmatig categoriseren.

Met FITdoc hoef je je geen zorgen te maken over dataverlies. Automatische back-ups zorgen ervoor dat je documenten altijd veilig zijn. Bovendien is het rechtenbeleid gekoppeld aan je Active Directory, zodat toegangsbeheer naadloos verloopt.

Heb je data uit het document nodig voor verdere verwerking? Dan halen we meteen alles op en exporteren de data naar jouw boekhouding, ERP, CRM of andere applicatie.

Met FITdoc bouwen we een virtuele laag op jouw verkenner- of mappenstructuur. We brengen orde in de chaos zonder dat jij je werking moet aanpassen. Je behoudt met andere woorden jouw structuur maar geniet van alle voordelen van een modern documentbeheer. Onze oplossing past zich aan jou aan, niet omgekeerd.