We kennen het allemaal: een overvolle fileserver, een eindeloze structuur van mappen en submapjes, een wirwar van documenten (liefst op 10 verschillende plaatsen) en het gevoel dat het document dat je nodig hebt, nét buiten je bereik ligt. Je weet dat het er ergens moet zijn, maar waar? Het resultaat? Tijdverlies en frustratie.

Een doordacht documentbeheer kan deze documentenchaos temmen. Hoe je dit kan doen en hoe je een jouw fileserver of mappenstructuur kan organiseren, lees je hieronder in dit artikel.

Waarom  traditioneel documentbeheer vaak misloopt
Traditionele fileservers en verkennerstructuren hebben één groot nadeel: ze zijn statisch. Documenten worden in mappen gestopt, en na verloop van tijd ontstaat er een chaos van mappen, submapjes en bestanden waarin moeilijk te navigeren is. Het is een natuurlijk proces dat ontstaat wanneer mensen samenwerken. Het is een organische digitale groei, bijna niet te stoppen. Het gevolg? Je besteedt meer tijd aan het zoeken naar documenten dan aan het eigenlijke werk.

Bovendien ontbreekt vaak een duidelijk versiebeheer, waardoor je nooit zeker bent of je wel de laatste versie van een document hebt. Iedereen kent ze wel, de documenten met veelklinkende namen als draft_voorstelof finalversion4. En laten we het rechtenbeheer niet vergeten – wie mag wat zien en bewerken? Het is een uitdaging om dit consistent te beheren en voortdurend aan te passen.

Minder zoeken met een modern documentbeheer
Wat als het anders kon? Minder klikken, minder zoeken. Met enkele kernwoorden tover je het juiste document tevoorschijn, je hebt niet langer twijfels over de correcte versie van een bestand. Met een modern documentbeheersysteem (of DMS) til je het traditionele documentbeheer naar een hoger niveau. Een doordacht documentbeheer werkt zoals je zelf wil. (𝘓𝘦𝘦𝘴: 𝘑𝘦 𝘬𝘯𝘪𝘱𝘵 𝘦𝘯 𝘱𝘭𝘢𝘬𝘵 𝘫𝘰𝘶𝘸 𝘥𝘰𝘤𝘶𝘮𝘦𝘯𝘵𝘦𝘯 𝘯𝘰𝘨 𝘴𝘵𝘦𝘦𝘥𝘴 𝘷𝘳𝘰𝘭𝘪𝘫𝘬 𝘪𝘯 𝘩𝘦𝘵 𝘳𝘰𝘯𝘥 𝘰𝘱 𝘫𝘰𝘶𝘸 𝘱𝘤 𝘰𝘧 𝘴𝘦𝘳𝘷𝘦𝘳 terwijl de software de rest doet)

Onze oplossing voor documentbeheer, FITdoc, biedt een complete oplossing voor het organiseren en zoeken van documenten. Met FITdoc bouwen we een virtuele laag op jouw verkenner- of mappenstructuur. We brengen orde in de chaos zonder dat jij je werking moet aanpassen. Je behoudt met andere woorden jouw structuur maar geniet van alle voordelen van een modern documentbeheer. Onze oplossing past zich aan jou aan, niet omgekeerd.

Wens je nog een stap verder te gaan? Met verschillende integratiemogelijkheden maakt FITdoc het mogelijk om eenvoudig aan jouw softwareoplossing te koppelen. Zo haal je het maximum uit jouw ERP, boekhouding of andere software.