Share
Work it, Make it, Do it – Hoe workflows kunnen bijdragen aan een efficiëntere organisatie
“Work it, Make it, Do it – Harder, Better, Faster, Stronger” klinkt de overbekende en catchy oorwurm van Daft Punk.* Het zou zo maar eens het credo kunnen zijn die we vandaag de dag in vele organisaties terugvinden. De toegenomen digitalisering vraagt immers om een steeds snellere verwerking en doorstroming van informatie binnen de eigen organisatie. Om taken en informatie te stroomlijnen en tegelijk mensen en tijd efficiënt in te zetten, is structuur en overzicht nodig. De toolbox die kan bijdragen aan deze efficiëntie? Geautomatiseerde workflows! Workflows bieden organisaties namelijk de broodnodige structuren en inzichten aan. Maar wat houdt dit precies in en hoe kunnen bedrijven hier hun voordeel uit halen?
*Voor wie het even hoort donderen in Keulen, plaatsen we hier met plezier een linkje: Daft Punk.
“Do it faster” – Wat zijn workflows?
Een workflow, ook wel werkstroom genoemd, is een opeenvolging van stappen en acties die moeten ondernomen worden om een specifiek bedrijfsproces uit te voeren. Een workflow legt met andere woorden vast welke acties moeten uitgevoerd worden, wie hiervoor verantwoordelijk is en in welke volgorde dit wordt voltrokken. Het gaat in de eerste plaats om vooraf gedefinieerde processen waarbij vaak meerdere personen betrokken zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan goedkeuring en opvolging van aankoopfacturen of een onboarding van een nieuwe werknemer. Het onderstaande voorbeeld geeft de geautomatiseerde workflow voor aankoopfacturen weer.
Naast het automatisch ophalen van facturen uit de mailbox, wordt ook de data uit de factuur gelezen. Op basis van deze data wordt de splitsing gemaakt tussen kosten (of diensten) en goederenfacturen voor ze bij de juiste persoon terechtkomt om het goedkeuringsproces te finaliseren. Finaal wordt een boekingsvoorstel gegenereerd om alle factuurgegevens automatisch in de boekhouding in te lezen.
Zoals bovenstaand voorbeeld aangeeft, wordt elke aankoopfactuur door dit vooropgestelde scenario (= de workflow) behandeld waardoor informatie binnen de organisatie op een uniforme manier (efficiënter) zal doorstromen. Tevens worden ook de repetitieve taken geautomatiseerd (hier in dit voorbeeld: manueel overtypen van facturen) en de nodige triggers (vb. herinneringen, waarschuwingen of signalen wanneer goedkeuring nodig is) ingebouwd om het overzicht op alle facturen te bewaren.
Daarnaast brengen workflows ook meer structuur in de organisatie aan. Een workflow zal er namelijk voor zorgen dat alle stappen geregistreerd worden waardoor de traceerbaarheid groter wordt: werd het product al gepickt uit het magazijn? Is de taak reeds afgerond? Werd er reeds een goedkeuring of validatie gegeven? Of blijven er facturen of dossiers te lang bij iemand op het bureau liggen?
Een workflow mag echter niet verward worden met een checklist die eerder taken bevatten zonder vooraf opgestelde volgorde. Een takenlijst kan een onderdeel zijn van een workflow maar dit is niet steeds het geval. De combinatie tussen takenlijsten en workflows, zorgen echter voor een versterkt geheel.
“Make it better” – Wat zijn de voordelen van een workflow?
Workflows worden niet beperkt tot één categorie of soort taak. Het spreekt echter voor zich dat sommige taken, denk aan administratieve taken, zich beter lenen tot het opzetten van werkstromen. Werkstromen gaan hierbij hand in hand met automatisering waarbij manuele acties gereduceerd worden tot een minimum.
- Administratief: vb. controles op werkbonnen/CMR automatiseren via AI-herkenning, archivering van communicatie en mailverkeer,…
- Logistiek: automatisering van het order-intakeproces en overzicht bij het aankoop of verkoopproces.
- HR: vb. dispatch van loonstroken, onboarding van werknemers,…
- Financieel: vb. goedkeuringsstappen bij facturatie
“Harder, Better, Faster, Stronger” – Hoe begin je er aan?
Het opzetten van een workflow lijkt vaak een hoop werk. Tegelijk zorgen goed uitgekiende workflows ervoor dat werk kan geëlimineerd maar ook dat het rendement kan gemaximaliseerd worden.
- Verzamel zoveel mogelijk informatie over de uit te voeren taken of acties. Bekijk vooral de ‘happy flow’ om onnodig werk zoveel mogelijk te elimineren. Definieer meteen ook de waarom-vraag: Wat is het uiteindelijke doel van de workflow of de taak?
- Van zodra er een idee is, kan er een ruwe projectschets opgemaakt worden. Vergeet hier zeker en vast ook andere belanghebbenden (o.a. collega’s of externen) niet.
- Bekijk welke taken kunnen geautomatiseerd worden (vaak repetitieve taken) en in hoeverre digitalisering hiertoe kan bijdragen. Handmatig of dubbel werk is hierbij vaak een goed vertrekpunt.
- Krijg iedereen op één lijn zodat iedereen goed begrijp wat er moet gebeuren of welke taken wanneer moeten uitgevoerd worden.
Kleine ingrepen, zonder het globale overzicht te verliezen, kunnen al snel zorgen voor quick wins. Hoewel het uitdenken van workflows lastig kan zijn, is inspiratie in grote getale rondom ons te vinden. Denk bijvoorbeeld aan restaurant of uitgavenbonnetjes? Opvragen van informatie voor nieuwe medewerkers? Facturatiestromen?
Getriggerd om aan de slag te gaan of toch liever iets meer inspiratie en voorbeelden nodig? Samen stellen we de workflow op die het best bij jouw organisatie past. Contacteer ons op sales@qastan.be, dan helpen we je graag verder. “Do it faster, makes us stronger”
Gerelateerde artikels
Het belang van maatwerksoftware: Hoe Qastan oplossingen op maat biedt
Twee-stapsverificatie: een extra slot op de digitale deur
Digitaliseren: investeren in de groei van jouw onderneming.
