Share
Efficiënter documenten terugvinden in de zee van mappenstructuren
Inleiding
Zoeken naar documenten kan zeer tijdrovend zijn. Vaak gaat er kostbare tijd verloren bij het zoeken naar dat ene document, begraven in een virtuele zee van mappen. Je klikt mapjes open maar nergens is het document te vinden. En laat het nu nét dat ene document zijn die je nodig hebt. Zoekfrustratie bij het zoeken naar de juiste data en documenten. Ga je de eindeloze strijd met jouw mappenstructuur aan of kies je voor een modern(ere) aanpak?
Het eeuwige dilemma van de mappenstructuur
Je kent het wel, de mappenstructuur groeide organisch met de organisatie mee. Steeds groter en complexer maar het werkte en bovendien bood het visueel een overzicht over alle projecten heen. Iedereen in de organisatie was het gewoon om documenten in mappen op te slaan. Alleen, de organisatie bleef groeien: er kwamen meer collega’s aan boord, de interne processen en papierwinkel werd complexer. Het vinden van de juiste documenten wordt meer en meer een tijdrovende klus. Desalniettemin blijft de mappenstructuur overeind, want het werkte tot op vandaag altijd.
Efficiënte zoekopdrachten
Mappenstructuren zijn handig om documenten te classificeren of te groeperen. Hét grote nadeel van een mappenstructuur of fileserver? De mapnaam is bepalend voor de volledige structuur. Een onduidelijke naam of te veel submappen maakt interpretatie en dus zoeken moeilijk.
Een document management systeem (DMS) kan een oplossing bieden voor de zee aan bestanden en mappen. Een document management systeem laat toe om documenten te zoeken over alle mappen heen. De documenten worden hierbij in één centrale database bewaard en niet langer opgedeeld in verschillende mappen. Zo kan je met één enkele zoekopdracht, op basis van metadata (tags zoals klant of werfnummer) of inhoud jouw document terugvinden. Denk aan een Google-zoekopdracht waarbij je per trefwoord (of zin) de juiste pagina's kan ophalen.
Wat als je toch met een mappenstructuur wil werken?
Verder werken op jouw huidige mappenstructuur of fileserver kan perfect. Via digitaliseringoplossing combineren we een DMS met een traditionele mappenstructuur. Het resultaat: een volledig doorzoekbare mappenstructuur mét efficiënte zoekmogelijkheden. Zo combineer je het beste van twee werelden: een visuele mappenstructuur én uitgebreide zoekmogelijkheden over alle bestanden heen.
Verder digitaliseren?
Een kleine aanpassing, maar een grote impact. Je legt immers de basis tot een sterk digitaliseringsverhaal of verdere automatisering wanneer je jouw data centraal kan beheren. Eens de data centraal beheerd wordt, is het mogelijk om meer met de data te doen, sneller documenten op te halen, te analyseren of te verwerken. Denk hierbij aan een koppeling aan een ERP-systeem, boekhoudingspakket, klantenportaal,… De mogelijkheden zijn immers eindeloos eens je de documentenzee weet te trotseren.
Gerelateerde artikels
Work it, Make it, Do it – Hoe workflows kunnen bijdragen aan een efficiëntere organisatie
Het belang van maatwerksoftware: Hoe Qastan oplossingen op maat biedt
Twee-stapsverificatie: een extra slot op de digitale deur
