FITdoc

Documentbeheer, document management, document automation, digitaal archief of hoe u het ook wenst te noemen, met FITdoc houdt u alle documenten op één plaats maar toch overal bij de hand. Waar u ook bent (op de baan, de werf, bij de klant ...) overal hebt u toegang tot het beveiligde digitale archief van FITdoc. Vind snel documenten terug, deel, beheer en automatiseer. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos.

Welcome to the digital era, welcome to FITdoc.

Of u nu opzoek bent naar kleinere digitaliseringsoplossingen of grote automatiseringstrajecten, met FITdoc schalen we steeds onze oplossing naar de grootte van uw organisatie. We ondersteunen graag bij uw digitale transitie of automatiseringsproject. Verandering is immers niet alleen streven naar innovatieve technologie maar eveneens de volledige organisatie meenemen in deze nieuwe dynamiek en een digitale toekomst. Verandering wordt zo verbetering.

Archivering van bedrijfsdocumenten

FITdoc bevat alle onderdelen van een modern documentbeheer (onafhankelijk van scanners, eender welk type document, automatisch versiebeheer , automatische indexering en opzoeken via ofwel metadata en/of inhoud). Zo kunnen alle documenten, afbeeldingen, plannen, schetsen, polissen, contract, video-bestanden ... digitaal worden opgeslagen in de FITdoc-database.

Niet alleen nemen digitale documenten (ruimtelijk) minder plaats in, ook opzoeken van documenten via trefwoorden of google-like zoeken wordt een stuk eenvoudiger. Bovendien biedt digitale archivering een uitstekende basis om ook andere bedrijfsprocessen verder te optimaliseren

Workflows – Meer overzicht en structuur

Met geïntegreerde workflows worden de dagdagelijkse (complexe) processen efficiënter uitgevoerd (als X gebeurt, dient Y plaats te vinden), terwijl ook de risico’s op fouten en manuele handelingen drastisch verminderd worden. Workflows vormen met andere woorden de hoeksteen van het automatiseringsproces. De mogelijkheden zijn vrijwel eindeloos

Waarvoor kunnen workflows gebruikt worden?

Goedkeuring van aankoopfacturen of andere documenten
Sturen van aanvragen (denk aan verlof, planning, orders ... )
To do-lijstjes
Automatisch koppelen van documenten (vb. bestelbon aan factuur)
Herinneringen
Sturen van processen in een chronologische volgorde
Klantspecifieke wensen

Integratie met andere softwarepakketten

Bij een koppeling of integratie spreken we de zogenaamde API van onze software en jouw huidige softwarepakketten aan. Hoe ver deze integratie dient te gaan is in de eerste plaats afhankelijk van je eigen wensen én de mogelijkheden van jouw huidige (kantoor)software (ERP, CRM, boekhoudingspakket,…). Zo helpen wij jouw productiviteit en efficiëntie op een betaalbare manier te verhogen.

Bij integratie kies je eveneens hoe prominent u de rol van uw nieuwe software wenst te maken. Zo kan je ervoor kiezen om onze software als nieuw software pakket te introduceren of om het volledig op de achtergrond te laten draaien (zoals bijvoorbeeld een digitaal archief) Een greep uit de pakketten waarmee reeds een integratie gelegd werd?

Automatisering van aankoopfactuur (Scan & Herken)

Lees meer over Argus

Bundelen van documenten en dossiers

Opvolging efficiënter maken? Vergelijken of matchen van documenten (vb. facturen en orders)? FITdoc maakt het mogelijk om zowel automatisch als manueel documenten aan elkaar te koppelen. Zo wordt één enkel digitaal dossier gevormd per klant, werknemer, werf of andere.

Waarvoor kunnen dossiers gebruikt worden?

Makkelijk opvolgen van projecten, werven of andere
Chronologische opvolging van dossier
Digitaal samenvoegen van documenten (vb. werknemersdossier, vastgoeddossier, advocatuur ...)
Digitaliseren van het aankoopproces (orders – bevestigingen – facturen - ...)