Kies uw taal

FITdoc

Document Management

Nieuwsgierig naar onze prijzen?

Bewaren van documenten &
wettelijke bewaartermijnen

Voor elk type document bestaan er verschillende bewaarperiodes. Als vuistregel raadt de Federale Overheidsdienst Economie (België), die hierin de Europese wetgever volgt, aan om alle documenten gedurende 10 jaar te bewaren. Zo voldoet u ruimschoots aan de specifieke bewaartermijnen (zie hieronder voor details). Uitzondering op deze regel vormen alle documenten met betrekking tot onroerende goederen. Hiervoor geldt een bewaringstermijn van minimaal 15 jaar.

De Europese GDPR/AVG-regelgeving legde echter een beperking op deze termijn op wanneer het gaat om het bewaren van persoonsgegevens. Zo bepaalt de GDPR/AVG-regelgeving dat: "gegevens niet langer bewaard mogen worden dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is".

Document

Type - voorbeelden

Bewaartermijn

Ingangsdatum

Fiscale documenten /
boekhoudingsdocumenten

Facturen, attesten,
bankdocumenten ...

Minstens 7 jaar

Te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het specifieke boekjaar.

Interne boekhoudingsstukken

Stukken die niet als bewijs tegenover derden dienen

3 jaar

Te tellen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het specifieke boekjaar.

Persoonlijke en familiale documenten

Medische dossiers, diploma's, akten, levensverzekering ...

Levenslang

Vanaf uitgifte

Documenten met betrekking op onroerende goederen

Hypothecaire lening, schadedossiers ...

15 jaar

 

Persoonsgegevens

Registraties

Niet langer dan noodzakelijk

 

*FIT Group is niet aansprakelijk bij eventuele vergissingen of verandering in wetgeving.

Bewijsregels

Digitale documenten zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving. De basis van de bewaar- en bewijsregels wordt echter in grote mate nog steeds gevormd door deze van papieren documenten. Het uitgangspunt voor documenten (zowel papieren als digitale) en het opzetten van een digitaal archief zijn steeds drieledig:

Ook voor controle of audits volstaat het digitale document, mits voldaan wordt aan de bovenstaande voorwaarden en de gegevens makkelijk te consulteren zijn.