Digitale documenten zijn niet meer weg te denken uit onze samenleving. De basis van de bewaar- en bewijsregels wordt echter in grote mate nog steeds gevormd door deze van papieren documenten. Het uitgangspunt voor documenten (zowel papieren als digitale) en het opzetten van een digitaal archief zijn steeds drieledig:

• Verzekeren van de leesbaarheid: zowel nu als in de toekomst dient de leesbaarheid van een document te worden verzekerd. Hierbij moet de authenticiteit van het document (vb. leverancier duidelijk op factuur) verzekerd worden.
• Onveranderlijk (in de tijd): de inhoud van een document (vb. factuur) mag niet gewijzigd of gekopieerd worden. Dit kenmerk is zo in de eerste plaats van toepassing op originelen die een handtekening dragen. Om de onveranderlijkheid te verzekeren, kan een gebruiker bijvoorbeeld kiezen om certificaten te voegen aan individuele documenten. Hierdoor wordt er een onveranderlijk tijdsslot aan het document gekoppeld, een digitale stamp of handtekening als het ware.
• Stabiel en duurzaam karakter: waarbij een duurzame gegevensdrager wordt gezien als "een hulpmiddel dat (…) een persoon in staat stelt om informatie op te slaan op een wijze die deze informatie toegankelijk maakt voor toekomstig gebruik gedurende een tijdsduur die is afgestemd op het doel (…)" (artikel I.1, 15° van het Wetboek van economisch recht).

Ook voor controle of audits volstaat het digitale document, mits voldaan wordt aan de bovenstaande voorwaarden en de gegevens makkelijk te consulteren zijn.