Kies uw taal

FITdoc

Document Management

Nieuwsgierig naar onze prijzen?

Argus scan & herken

“Argus was a giant and guardian from Greek mythology who’s sleep never fell upon his eyes. The all-seeing one, always kept an eye on everything and everyone, even when all others were asleep.”

Geautomatiseerde factuurverwerking

Stroomlijn het volledige facturatie- en goedkeuringsproces. Automatiseer, beheer en kies voor meer inzicht en financiële controle.

Kiezen voor geautomatiseerde factuurverwerking, betekent kiezen om manuele handelingen tot een minimum te beperken. Het volledige facturatieproces wordt onder de loep genomen en waar mogelijk geautomatiseerd: vanaf de ontvangst tot aan de verwerking van de factuur. Als klant behoudt u natuurlijk steeds het laatste woord en kunt u kiezen tussen een eindeloos reeks mogelijkheden.

De opmerkzaamheid en het doortastend karakter van Argus, maken van onze AI (artificial intelligence), het paradepaardje van FITdoc. Als integraal onderdeel van FITdoc, staat Argus in voor het automatisch analyseren en herkennen van documenten en facturen. Argus gaat verder waar de gewone scan en herkentoepassingen (OCR) stoppen: doeltreffend, snel geïmplementeerd en bovendien volledig geënt op het boeken van tijdswinst.

01

Importeren van
facturen

02

analyse en
herkenning

03

goedkeuringstraject/
autorisatie

04

Boekingsvoorstel

Hoe werkt Argus "scan & herken (OCR)"?

  1. Importeren van facturen: Of het nu gaan om papieren facturen of digitale, voor beide processen hebben we de passende oplossing in huis om een snelle behandeling mogelijk te maken.
    Alle facturen worden vanuit een centrale mailbox (vb. invoices@qastan.be) of na het scannen vanuit een shared folder opgehaald en aan het digitale archief van FITdoc toegevoegd. Zo wordt vanaf de eerste stap een volledig digitaal archief aangelegd.
  2. Analyse en herkenning: Via onze AI-module Argus wordt alle gewenste data (BTW-nr, leveranciers, factuurnummer, datum,…) automatisch uit het document onttrokken. Wenst u specifieke data uit de factuur te halen: vb. referentie, werf of PO? Dan passen we dit eenvoudig voor u aan.
  3. Goedkeuringstraject/autorisatie: Stroomlijn goedkeuring en verificatie van facturen via onze online portal of mobiele applicatie. Splitsen over meerdere goedkeurders, vestigingen of projectleiders, alles is mogelijk. Bovendien kan dit traject zowel voor als na het boekingsvoorstel opgemaakt worden.
    Koppeling aan diverse andere documenten is hierbij eveneens mogelijk: denk hierbij aan het koppelen van leveringsbonnen of verzendnota’s aan aankoopfacturen.
  4. Boekingsvoorstel: Alle onttrokken data wordt geëxporteerd in een gestructureerd formaat (UBL/XML) naar het gewenste ERP of boekhoudingspakket om verdere verwerking (boeking, nacalculatie,…) mogelijk te maken.

De kracht van Argus?

Eenvoudige integratie

Argus werkt onafhankelijk van ERP of boekhoudingspakketten. Dit betekent dat we Argus eenvoudig kunnen koppelen met uw bestaande systemen.

Altijd en overal beschikbaar

24/7 facturen verwerken, toewijzen en valideren, ook vanop afstand (app en webportaal).

Korte implementatiefase

Geen rompslomp maar een snelle implementatiefase zorgt dat u vrijwel meteen van start kunt gaan en u kan richten op uw core business.

Oneindige mogelijkheden

U tekent de autorisatiestappen zoals u ze zelf ziet. FITdoc en Argus passen zich aan uw organisatie aan.

Klaar om tijd te besparen en documentverwerking efficiënter te maken?

Voordelen

Snel en overal beschikbaar: Alle facturen zijn steeds digitaal beschikbaar via de lokale versie, webversie of mobiele applicatie. Vanaf het importeren van de factuur in FITdoc, worden de facturen volledig doorzoekbaar. Via Google-like zoeken, kunt u zowel via trefwoorden (artikelinformatie ...) als specifieke zoektermen (leveranciersnaam, werf- of PO-nummer ...) de juiste factuur steeds terugvinden of de status opvragen.

Efficiëntie en tijdsbesparing: Manueel boeken is niet langer een noodzaak maar wordt een uitzondering. Argus creëert realtime boekingsvoorstellen waardoor bij het inboeken enkel de visuele controle rest.

Facturen consulteren in bestaande systemen: Kiest u voor FITdoc, dan kiest u voor integratie. Alle facturen worden niet alleen in uw digitale kluis (FITdoc) opgeslagen, ook zijn deze beschikbaar in uw bestaand ERP- of boekhoudingspakket.

Status en overzicht: Te allen tijde hebt u controle over het systeem en kunt u de status van de facturen nauwlettend in het oog houden.

Efficiënte factuurverwerking: Stroomlijn het volledige proces om de facturen te verwerken. Argus creëert realtime boekingsvoorstellen waardoor bij het inboeken enkel de visuele controle rest. Hoe het eventuele goedkeuringsproces eruit ziet, kiest u helemaal zelf: Eén of meerdere goedkeurders nodig? Projectleiders of diensthoofden die toegang tot de facturen hebben? Splitsen van kosten- en goederenfacturen? Overal en altijd toegang tot de facturen, ook vanuit uw zetel of op de baan? Dan helpt Argus u reeds een flink stuk op weg.

Matching

Het opzetten van een digitaal archief in FITdoc maakt het mogelijk om diverse documenten met elkaar te matchen. Eens de documenten digitaal beschikbaar zijn (o.a. via Scan & Herken) kan het matchingproces van start gaan om de doorlooptijd aanzienlijk in te korten.

Wat is matching?

Met order matching worden facturen gematcht aan orders die in het ERP-systeem aangemaakt werden. Vanuit de aankoop- of leveranciersfactuur kunnen één of meerdere orders (PO’s), bestelbonnen of leveringsbonnen gekoppeld worden via het PO-nummer die vermeld wordt op de factuur.

  • Pakbonnen of leverbonnen kunnen direct aan een leverancier toegewezen worden bij ontvangst.
  • Koppeling van aankoopfacturen aan een of meerdere orders (PO’s) en bestelbonnen.