Kies uw taal

FITdoc

Document Management

Nieuwsgierig naar onze prijzen?

Features

FITdoc is een all-in-one pakket: geen modules, geen te betalen extra’s voor instellingen. Kortom, what you see is what you get. Standaard wordt FITdoc aangeleverd met een brede waaier aan opties en mogelijkheden.
Met tal van administratieve mogelijkheden, verschillende opties naar herkenning van documenten toe, scannen van papier als automatiseringsmogelijkheden, vormt FITdoc de digitaliseringstool voor elke kantooromgeving.

Google-like opzoeken

Google is zo goed als een synoniem geworden voor online zoeken. Met het invoeren van slechts enkele kern- of trefwoorden wordt het juiste bestand opgehaald.
FITdoc neemt deze logica volledig over en laat toe om informatie op dezelfde intuïtieve wijze informatie terug te halen waarbij documenten ook op inhoud doorzoekbaar zijn. Zo zoekt u gemakkelijk op factuurnummer, klant, PO, projectnaam ...

Filter op het (document)type, datum, auteur, klant ... om zoekopdrachten te verfijnen en snel resultaat te krijgen of gebruik booleaanse zoekfuncties zoals EN, OF, NIET, BEVAT ...

Beveiligde omgeving & rechtenbeheer

De FITdoc-database biedt een veilige (archief)omgeving aan om documenten op te slaan en te verwerken. Rechten kunnen op verschillende niveaus toegewezen worden: per documenttype, sector, afdeling, functie in de organisatie, klant, inhoudelijk ... Ook binnen het softwarepakket kunnen verschillende rechten gedefinieerd worden: wie bezit schrijfrechten, leesrechten ... Alles is naar wens door de gebruiker in te stellen.

Onbeperkte opslag en volumes

Met FITdoc neemt u de controle over uw eigen documenten en archief. De instellingen zijn, net als de volumes, ongelimiteerd. Of het nu gaat om een 100-tal documenten of 25 miljoen documenten, voor elke klant in onze portefeuille voorzien we een passende oplossing.

Cloud, on premise of mixed?

Op zoek naar een digitaal archief in de cloud? Liever rechtstreeks op uw eigen server? Of toch maar een mixed system eventueel met back-ups? We bekijken graag samen met u de mogelijkheden en passen ons aan waar nodig.

Versiebeheer

Steeds de meest recente versie van het document bij de hand houden? FITdoc maakt (automatisch) een nieuwe versie voor u aan, zodat u later eventuele specifieke versies terug kan opvragen. Bovendien wordt bijgehouden wie een aanpassing in het document aanbracht.

Automatische documentsplitsing

Bij het inscannen van documenten in bulk kunnen documenten automatisch gesplitst worden. Dit kan door middel van scheidingspagina’s of barcodes op de documenten zelf of via keywords in de documentinhoud.

Herinneringen

Deadlines? Betalingstermijn respecteren? Order, verlof of andere processtappen tijdig goedkeuren? Een herinnering brengt u tijdig op de hoogte van de te ondernemen stappen. Dit komt niet allen de doorlooptijd van het proces ten goede maar maakt tevens meer tijd vrij om u op de kerntaken te focussen.

Treeview

Uw mappenstructuur is heilig maar uw wenst toch de voordelen van een digitaal archief te gebruiken? Waarom niet beiden combineren? Via de standaard feature ‘treeview’ kan binnen een mappenstructuur in FITdoc gezocht worden.

Dossiers & Tijdlijn

Via de ingebouwde tijdlijn kunnen acties (to do’s) aan personen of documenten gehecht worden. Verschillende dossiers die opvolging nodig hebben (vb. offertes ...) of documenten waarbij chronologische documentatie (vb. schadedossiers) belangrijk is, worden zo gebundeld tot één dossier.

Deadline / geldigheid van documenten

Contracten, verzekeringsdocumenten of certificaten die vervallen? Documenten met een bepaalde verval of opvolgdatum? Facturen tijdig controleren? Documenten automatisch verwijderen? Via FITdoc kunnen vervaldatums makkelijker opgevolgd en gerespecteerd worden.

Delen met externen

Documenten kunnen gedeeld worden met externe gebruikers (leveranciers, eenmalige gebruikers ...) en zijn via een anonieme link te consulteren. Een andere mogelijkheid is een afgeschermde digitale kluis (online portal) beschikbaar te maken voor externe gebruikers.

Online web-portaal

Naast de lokale versie, is FITdoc ook te consulteren via het online portaal. Net zoals de lokale versie worden ook hier alle rechten zorgvuldig afgeschermd zodat iedereen gemakkelijk vanop afstand kan werken.

Mobiele App

Via de app kunnen documenten snel opgevraagd worden maar ook eenvoudig toegevoegd worden aan het digitale archief. Denk hierbij aan werffoto’s, notities van een vergadering, bonnetje, onkostennota’s ...

Workflows en actieprocessen

Workflows en actieprocessenWorkflows zijn Ideaal om interne processen te optimaliseren of stapsgewijze goedkeuring en acties te bepalen. Deze beperken zich echter niet alleen tot factuurgoedkeuring. Ook andere processen kunnen via workflows ingesteld worden: toewijzen van PO’s, bestelbonnen, dossiers aan personen of afdelingen ...

Goedkeuringsprocessen

Eén enkele goedkeurder? Meerdere goedkeurders? Een zaakvoerder die enkel kan raadplegen? Een SPOC (single point of contact), werfleider of diensthoofd die klantspecifiek werkt? In het opzetten van een goedkeuringsproces kent FITdoc geen limieten.

Ingebouwde OCR-functie

Bij het toevoegen van een document aan het digitale archief, wordt het document (ongeacht het type: pdf, word, excel ...) op de achtergrond ingelezen om het volledig lees- en doorzoekbaar te maken. Deze OCR-functie is een integraal onderdeel van FITdoc en wordt standaard meegeleverd. Hierbij zijn extra kosten of clicks niet van toepassing.

Documentherkenning en AI (ARGUS)

Met onze ARGUS-toepassing kunnen documenten (facturen, leveringsnota’s...) en formulieren uitgelezen worden en herkend worden.

Hoe dit precies in zijn werk gaat, lees je op onze ARGUS-pagina.

Digitaliseren van papieren documenten

Documenten kunnen uit externe pakketten (ERP, Outlook ...) opgehaald worden. Om papieren documenten te digitaliseren, hebben we verschillende mogelijkheden: scan rechtreeks naar FITdoc, via QR/barcodes, scan naar een mailbox en laat automatisch toevoegen ...

Outlook/Gmail

Om communicatie (mailverkeer, facturen, contracten, tekeningen,…) makkelijk centraal op te slaan, kan FITdoc geïntegreerd worden met Outlook of Gmail. Zo kunnen documenten makkelijker vanuit FITdoc gemaild worden, terwijl mailverkeer met één klik op de knop kan toegevoegd worden aan het digitale archief.

Bovendien kunnen facturen of andere documenten die naar een centrale mailbox gestuurd worden (vb. invoices@) volledig automatisch toegevoegd en geëxporteerd worden naar uw boekhoudingspakket.

ERP, Financiële administratieve of specifieke nichesoftware

FITdoc legt eenvoudig de nodige integraties naar andere kantoorsoftware in uw huidige omgeving. Communiceren kan van en naar FITdoc. Zo kan informatie opgehaald worden (vb. PO-nummers, orders, boekingsnummer, grootboekrekeningen,…) of kunnen bestanden geëxporteerd worden om verdere afhandeling mogelijk te maken (vb. facturen, orders voor nacalculatie ...)