Share
GDPR-checklist voor de KMO
Inleiding
In een tijdperk waarin technologie een steeds grotere rol speelt, is het digitaliseren van je bedrijf essentieel geworden voor groei en succes. Het omarmen van digitale oplossingen kan je onderneming helpen om efficiënter te werken, klantrelaties te verbeteren en nieuwe markten te verkennen. In dit blogartikel zullen we bespreken waarom digitalisering zo belangrijk is en hoe je het kunt implementeren om de groei van jouw onderneming te stimuleren.
Wat wordt er bedoeld met digitalisering?
Digitalisering verwijst naar het proces waarbij analoge informatie zoals tekst, beeld of geluid wordt omgezet in een digitale vorm. In zijn meest eenvoudige vorm gaat het bijvoorbeeld om het inscannen van papier. Hierdoor wordt het document digitaal toegankelijk op je computer na het scannen, wat het eenvoudiger maakt om te delen of te versturen. Met andere woorden, het is een technologisch proces dat de analoge inhoud, zoals ons eerdere papieren voorbeeld, verrijkt en omzet naar een digitaal leesbaar formaat. Dit stelt ons in staat om efficiënter te werken, bespaart fysieke ruimte (bijvoorbeeld door het verminderen van papieren opslag) en belangrijker nog, het is leesbaar op vrijwel elke computer.
Tegenwoordig gaat digitalisering echter verder dan alleen technologie. Het heeft zich ontwikkeld tot een ingrijpende transformatie van onze werkmethoden en heeft diverse bedrijfsprocessen binnen organisaties aangepast en veranderd.
Wat is deze ‘digitale transformatie’: nieuwe kansen en uitdagingen
“Digitalisering staat nooit stil”. De digitale transformatie van onze fysieke wereld naar een andere en meer digitale realiteit heeft een diepgaande invloed op ons dagelijks leven gehad. Deze opkomende technologieën brengen talloze mogelijkheden en uitdagingen met zich mee, waarvan we er enkele nader willen belichten:
1. Geavanceerde Automatisering voor Efficiëntie en Nauwkeurigheid: Met behulp van innovatieve technologieën zoals Artificiële Intelligentie (AI), machine learning en robotic process automation (RPA) worden repetitieve en complexe taken zoals gegevensverwerking en orderverwerking geautomatiseerd. Dit niet alleen verhoogt de efficiëntie, maar versterkt ook de nauwkeurigheid van operaties. Medewerkers kunnen zich richten op strategische en creatieve initiatieven, terwijl het verminderen van handmatige taken leidt tot directe kostenbesparingen. Voorbeelden zijn onder andere het automatisch verwerken van e-mails, chatbots voor klantenservice en geautomatiseerde facturatie.
2. Besluitvorming op Basis van Data: Digitalisering brengt een overvloed aan data binnen handbereik, zoals klanttevredenheidscijfers, offerte-aantallen en ROI-statistieken. Deze schat aan informatie kan worden omgezet in waardevolle inzichten. Bedrijfsbeslissingen worden nu gebaseerd op objectieve en relevante data, in plaats van intuïtie. Denk aan het gebruik van KPI’s om prestaties en voortgang te meten. Deze data wordt vaak visueel weergegeven in Business Intelligence (BI) software voor interactieve en toegankelijke presentatie.
3. Het Internet der Dingen (IoT) en Real-time Connectiviteit: Het Internet of Things verbindt apparaten, voertuigen, gebouwen en meer via het internet, waardoor real-time gegevensuitwisseling mogelijk wordt. Deze verbondenheid stelt apparaten in staat om informatie te delen en acties te ondernemen op basis van ontvangen data. Van slimme steden tot industriële automatisering, IoT opent de deur naar diverse toepassingen en mogelijkheden.
4. Cloud Computing en Software as a Service (SaaS): Bedrijven en individuen maken steeds vaker gebruik van externe servers en infrastructuur, oftewel ‘de cloud’, in plaats van lokale hardware en software. Cloud computing maakt toegang mogelijk tot gedeelde databases en informatie via het internet, wat de flexibiliteit en schaalbaarheid vergroot.
5. Cybersecurity en Privacy in de Digitale Wereld: In het licht van toenemende digitalisering staat cybersecurity en privacy centraal. Bescherming tegen cyberdreigingen en veilige opslag van persoonlijke gegevens zijn van cruciaal belang. Dit sluit nauw aan bij de verplichting om gegevens conform GDPR of AVG-voorschriften veilig en betrouwbaar te beheren.
De digitale transformatie heeft de manier waarop we leven en zakendoen fundamenteel veranderd. Het biedt kansen om efficiëntie te vergroten, datagestuurde beslissingen te nemen en nieuwe technologieën te omarmen, terwijl het ook uitdagingen met zich meebrengt zoals beveiligingskwesties en privacybescherming. Als organisatie is het van vitaal belang om deze trends te begrijpen en te omarmen om succesvol te blijven in een steeds digitaler wordende wereld.
De Voordelen van Digitalisering
Efficiëntieverbetering: Een van de belangrijkste voordelen van digitalisering is de aanzienlijke verbetering van de efficiëntie. Digitalisering stroomlijnt routinetaken en processen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op waardevolle taken. Bijvoorbeeld, het gebruik van digitale tools voor facturatie, voorraadbeheer en personeelsplanning kan leiden tot een meer gestroomlijnde bedrijfsvoering en een vermindering van menselijke fouten. Deze zogenaamde workflows versnellen niet alleen de besluitvorming maar verhogen eveneens de productiviteit. Hierdoor kunnen teams meer bereiken in dezelfde hoeveelheid tijd.
Klant-, leveranciers- en medewerkersbetrokkenheid: Digitale kanalen bieden diverse mogelijkheden om de betrokkenheid van je klanten, leveranciers of medewerkers te vergroten. Naast social media platformen, kunnen ook klantenportalen, digitale HR-tools of portalen voor order-entry een meerwaarde bieden. Doorstroming van informatie verloopt niet alleen sneller, het betekent ook een stevige boost voor de online ervaring (zgn. brand experience of employer branding) van jouw organisatie.
Data-analyse en Besluitvorming: Digitale systemen bieden een gestructureerde en centrale opslagplaats voor gegevens en informatie. Dit maakt snelle toegang mogelijk tot relevante gegevens, wat op zijn beurt leidt tot betere besluitvorming en strategische planning. Analytics en rapportagetools bieden inzichten die vroeger moeilijk te verkrijgen waren, waardoor bedrijven hun operationele processen en klantbehoeften beter kunnen begrijpen. Deze informatie stelt je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en je bedrijfsstrategie continu te optimaliseren.
Implementatie van Digitalisering
Stapsgewijze Aanpak: Het digitaliseren van je bedrijf hoeft niet abrupt te gebeuren. Begin met het identificeren van de meest kritieke gebieden en processen waar verbetering nodig is. Dit kan het orderverwerkingssysteem zijn, klantregistratie of boekhouding. Door stap voor stap te werk te gaan, kun je de impact van de veranderingen beter beheren en ervoor zorgen dat je medewerkers zich kunnen aanpassen.
Training en Ondersteuning: Zorg voor voldoende training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich comfortabel voelen bij het werken met de nieuwe digitale tools. Dit kan via workshops, handleidingen en continue begeleiding omvatten.
Beveiliging en Privacy: Bij het digitaliseren is het cruciaal om de beveiliging van gegevens en de privacy van klanten te waarborgen. Investeer in hoogwaardige beveiligingsmaatregelen om cyberdreigingen te minimaliseren en gevoelige informatie te beschermen. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen van je klanten, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wettelijke GDPR-vereisten. Laat je indien nodig begeleiden door een gecertificeerde DPO (data protection officer) om de functionele en technische maatregelen op te lijsten.
De Voordelen van Digitalisering
Efficiëntieverbetering: Een van de belangrijkste voordelen van digitalisering is de aanzienlijke verbetering van de efficiëntie. Digitalisering stroomlijnt routinetaken en processen, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op waardevolle taken. Bijvoorbeeld, het gebruik van digitale tools voor facturatie, voorraadbeheer en personeelsplanning kan leiden tot een meer gestroomlijnde bedrijfsvoering en een vermindering van menselijke fouten. Deze zogenaamde workflows versnellen niet alleen de besluitvorming maar verhogen eveneens de productiviteit. Hierdoor kunnen teams meer bereiken in dezelfde hoeveelheid tijd.
Klant-, leveranciers- en medewerkersbetrokkenheid: Digitale kanalen bieden diverse mogelijkheden om de betrokkenheid van je klanten, leveranciers of medewerkers te vergroten. Naast social media platformen, kunnen ook klantenportalen, digitale HR-tools of portalen voor order-entry een meerwaarde bieden. Doorstroming van informatie verloopt niet alleen sneller, het betekent ook een stevige boost voor de online ervaring (zgn. brand experience of employer branding) van jouw organisatie.
Data-analyse en Besluitvorming: Digitale systemen bieden een gestructureerde en centrale opslagplaats voor gegevens en informatie. Dit maakt snelle toegang mogelijk tot relevante gegevens, wat op zijn beurt leidt tot betere besluitvorming en strategische planning. Analytics en rapportagetools bieden inzichten die vroeger moeilijk te verkrijgen waren, waardoor bedrijven hun operationele processen en klantbehoeften beter kunnen begrijpen. Deze informatie stelt je in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en je bedrijfsstrategie continu te optimaliseren.
Implementatie van Digitalisering
Stapsgewijze Aanpak: Het digitaliseren van je bedrijf hoeft niet abrupt te gebeuren. Begin met het identificeren van de meest kritieke gebieden en processen waar verbetering nodig is. Dit kan het orderverwerkingssysteem zijn, klantregistratie of boekhouding. Door stap voor stap te werk te gaan, kun je de impact van de veranderingen beter beheren en ervoor zorgen dat je medewerkers zich kunnen aanpassen.
Training en Ondersteuning: Zorg voor voldoende training en ondersteuning om ervoor te zorgen dat je medewerkers zich comfortabel voelen bij het werken met de nieuwe digitale tools. Dit kan via workshops, handleidingen en continue begeleiding omvatten.
Beveiliging en Privacy: Bij het digitaliseren is het cruciaal om de beveiliging van gegevens en de privacy van klanten te waarborgen. Investeer in hoogwaardige beveiligingsmaatregelen om cyberdreigingen te minimaliseren en gevoelige informatie te beschermen. Dit versterkt niet alleen het vertrouwen van je klanten, maar zorgt er ook voor dat je voldoet aan de wettelijke GDPR-vereisten. Laat je indien nodig begeleiden door een gecertificeerde DPO (data protection officer) om de functionele en technische maatregelen op te lijsten.
Gerelateerde artikels
Work it, Make it, Do it – Hoe workflows kunnen bijdragen aan een efficiëntere organisatie
Het belang van maatwerksoftware: Hoe Qastan oplossingen op maat biedt
Twee-stapsverificatie: een extra slot op de digitale deurtest
